UNE METHODE SIMPLE, EFFICACE ET RAPIDE POUR MESURER LE TAUX DE SERVICE FOURNISSEURS

La démarche d’évaluation des fournisseurs est indispensable pour maîtriser la sécurité des approvisionnements. Bien que l’on recommande  d’évaluer les fournisseurs sur de nombreux critères, le suivi de ces critères est parfois fastidieux ou fait appel à une certaine subjectivité.

• Fastidieux car parfois l’acheteur doit passer un certain nombre d’heures pour sortir un résultat.
• Subjectif parce qu’effectué très souvent une fois par an avec le concours de nombreux services. Or on ne retient que ce qui est récent et le fournisseur qui a généré un problème en décembre bien qu’il ait été efficient le reste de l’année, risque d’être mal noté.

Les requêtes dans les ERP avec l’utilisation d’EXCEL permettent aujourd’hui d’obtenir mensuellement un taux de service totalement fiable et objectif en matière de respect des délais, de la qualité et des quantités.

1 – Comment calculer ce taux de service fournisseurs ?
Le taux de service fournisseurs est représenté par la totalisation de :
• D’une part de l’indice de retard moyen par fournisseur (IRM)
• D’autre part de l’indice de conformité moyen de livraison de produits ou de réalisation de prestations (ICM)

2 – L’indice de retard moyen (IRM)
Cet indicateur IRM mesure l’écart entre la date de livraison réelle et la date prévue de réception physique pour une période donnée.

IRM = Δ date réelle/date prévue

Ces 2 informations figurent normalement dans la base de données (ERP ou Excel) du service achat.

    • D’une part lorsque que l’on crée la commande, on indique la date prévue de livraison.
• D’autre part lorsque la marchandise arrive ou que la prestation est exécutée, on indique la date de réception quantitative et qualitative.

Donc l’ERP (ou Excel) est en mesure de faire la différence entre ces 2 dates :

Date réelle – date prévue

Ainsi on obtient un résultat qui indique le nombre de jours de retard de livraison par ligne de commande.

La ligne de Commande est considérée livrée à l’heure si la réception est faite dans une fenêtre de tolérance fixée entre 0 et 3 jours par exemple

Pour quelle raison une fenêtre de tolérance de 3 jours :
Si la marchandise est livrée ou la prestation réalisée le vendredi en fin d’après-midi, la personne chargée de la réception (marchandises ou prestations) peut ne pas avoir le temps d’intégrer la réception dans l’ERP et ne le fera que le lundi matin suivant c’est-à-dire 3 jours après la date
réelle de livraison. Ainsi en neutralisant ces 3 jours, le fournisseur ne sera pas pénalisé.

Comment procéder ?

On affectera des points à chaque livraison en fonction des écarts entre la date de livraison ou de réalisation réelle et celle prévue.
Exemple : (Bien entendu il vous conviendra de définir les points en fonction du nombre de jours que vous souhaitez prendre dans l’IRM)
Date réelle – date prévue comprise entre 0 et 3 jours = 50 points
Date réelle – date prévue comprise entre 4 et 7 jours = 30 points
Date réelle – date prévue comprise entre 8 et 10 jours = 15 points
Date réelle – date prévue supérieure à 10 jours = 0 point

On fera ensuite l’affectation des points IRM en fonction des jours de retard.

Ο  Aujourd’hui Excel permet d’obtenir directement l’écart entre 2 dates en utilisant simplement la formule (F3-E3)

Pour obtenir les points :

Ο  La formule suivante calculera automatiquement les points IRM obtenus

=SI(G3<4;50;SI(G3<8;30;SI(G3<11;15;0)))

Il suffira d’adapter la formule en fonction du nombre de points que vous souhaitez affecter au retard fournisseur et ensuite de copier la formule sur l’ensemble des lignes de la colonne H (Si vous utilisez un ERP, il vous suffira de faire une requête pour obtenir les informations des colonnes A, B, C, D, E, F. afin de créer un fichier Excel).

3 – Calcul de l’indice de conformité moyen (ICM)
Cet indicateur mesure le nombre de points obtenus par chaque fournisseur pour des réceptions qualitatives et quantitatives de produits ou des prestations effectuées conformes sur une période donnée.

Comment procéder ?

Il se calcule en divisant le nombre de lignes de commande livrées conformes par le nombre de lignes de commande réceptionnées x 50 (car le calcul de l’ICM comme celui de l’IRM se fait sur 50 points)

ICM = Nombre de lignes de commande livrées conformes x 50 / Nombre total de lignes réceptionnées sur la période

La ligne de commande est considérée conforme dès l’instant où le produit ou la prestation réceptionné par le magasin ou par le prescripteur correspond totalement à la commande en qualité et quantité.

Ο   Le calcul est issu simplement de la formule suivante : =(I3/D3) x50 

L’ICM pénalisera les défauts qualités mais également les livraisons partielles car pour une commande de 1000 pièces que le fournisseur vous livre
partiellement (livraison de 500 pièces par exemple) l’ICM se calculera (500 /1000 x 50) = 25 points.

Pourquoi pénaliser le fournisseur ? Parce qu’une livraison partielle génère 2 fois plus de travail :
• 2 réceptions
• 2 contrôles
• Parfois 2 factures

4- Calcul du taux de service
Il convient de totaliser les points IRM et les points ICM pour une même livraison pour obtenir le taux de service du fournisseur sur cette livraison.

On regroupe ensuite toutes les livraisons effectuées dans le mois par un même fournisseur. On totalise les taux de service du fournisseur (durant le
mois d’octobre dans l’exemple) que l’on divise par le nombre de livraisons.

Pour le fournisseur DUPONT on totalise les 2 taux de service et on divise par le nombre de livraisons du mois d’octobre :
(97,50 + 79,00) /2 = 88.25
Le taux de service du Fournisseur DUPONT est de 88,25 pour le mois d’octobre.

4- Les contraintes pour l’application du taux de service 

4.1 – Il est indispensable d’informer les fournisseurs sur la mise en place de ce taux de service en leur précisant la manière dont vous allez le calculer et que tous les mois vous leur adresserez ce taux.
4.2 – Il est primordial d’informer et de sensibiliser les personnels de la réception et les prescripteurs de l’importance d’effectuer la réception
informatique (ERP ou Excel) dès la livraison des marchandises ou la réception des prestations, car si le délai d’enregistrement dépasse les 3 jours, le taux de service se trouvera faussé !

La rigueur sera la condition pour obtenir un taux de service fournisseurs fiable

5 – Les avantages de la connaissance du taux de service fournisseurs

5.1 – Vous connaissez le taux de service par fournisseur et c’est un bon moyen pour la rationalisation du panel fournisseurs en éliminant à terme les fournisseurs dont le taux de service est trop bas.

5.2 – Généralement les fournisseurs ne connaissent pas leur véritable taux de service, dès qu’ils en auront connaissance, ils auront tendance à vouloir l’améliorer rapidement. A défaut d’amélioration vous devrez mettre en place des plans d’actions allant, si nécessaire, jusqu’au remplacement du fournisseur.

6- Le calcul de la performance fournisseurs
Le taux de service n’étant qu’un élément de la performance fournisseurs, il conviendra d’effectuer la mesure complète de cette performance en prenant en compte tous les paramètres non compris dans le taux de service en impliquant bien entendu l’ensemble des services de l’entreprise (soit
fréquemment ou au moins une fois par an).

Louis LANGUENOU
Expert Achats
Consultant en organisation achats